Auflistung aller Tools welche wir in Zukunft verwenden werden:
| TOOL | FUNKTION | REGELN |
| OUTLOOK persönlich | Mails, Kalender und Kontakte | mit Outlook arbeiten obligatorisch nicht optional |
| TEAMS Online-Meetings | – Nutzung für Audio- & Videobesprechungen – Zugriff Daten – Zugriff auf Informationen in Teams Channel – Zugriff auf OneNote Notizbücher – Zugriff auf Planner – Zugriff auf ToDos | kein Zoom mehr |
| OFFICE APPS persönlich | Dateien bearbeiten, erstellen | Online- und Mobile Apps für alle verfügbar. |
| PLANNER jeder Kanal | – Boards für Aufgaben – schafft Transparenz über laufende Projekte | Aufgaben immer terminieren und Person zuweisen!!! |
| TO DO persönlich | – Management Deiner Aufgaben – eigenverantwortliche, strukturierte und detaillierte Aufgabenplanung – alle Dir zugewiesenen und datierten Aufgaben (auch Planner) werden Dir am jeweiligen Tag angezeigt | Aufgaben immer mit Termin eintragen |
| ONE NOTE jeder Kanal | – dynamische Information – Protokolle – Notizen (häufige Änderungen) – Ideensammlung – Suchfunktion | OneNote während Meeting im Browser/Teams öffnen, damit alle mitlesen können. Eignet sich super für Besprechungsprotokolle z.B. Celebration Team. Aufgaben welche aus Besprechungen resultieren werden dann in den dazugehörigen Planner eingetragen und einer oder mehreren personen zugewiesen ist. |
Auflistung aller Kommunikationstools, welche im ICF SWB zum Einsatz kommen:
| KOMMUNIKATIOSTOOLS | FUNKTION | REGELN |
| Telegram | – Medium No 1 für die Kommunikation mit der Kirche und den Teams – Kurzfrisitge Absprachen – schnelle Antworten – Operative Umsetzung – Kommunikation mit Teams (Brainstorming) | – Sprachnachrichten ab 1min immer mit Erläutungstext – Schlag-Infos (wo, wann, was) als Text nicht als Voicemail |
| Telefon | dringend, oder wenn es emotional wird | |
| TEAMS Channel Beiträge | – langfristige Abstimmung, Aufgaben & Dokumentation – für transparente Zusammenarbeit – wichtige Ankündigungen – eher als „Newsfeed/Blog“ | – Grundsätzliche Informationen immer hier teilen – Mit Tags/Gruppennamen arbeiten die angesprochen werden für eine Benachrichtigung. |
| TEAMS Chat | – für Teams übergreifende Chats (statt Mails) – wenn Gruppe lange existiert eher als Projekt (Channel) anlegen | |
| Mails | – für externe Kommunikation – intern nicht!!, sonst als Projekt oder Chat | keine internen Mails |
| TEAMS Online Meetings | – Standardplattform für alle Meetings – beim Kalendereintrag immer Meeting mit anlegen – Meetings über Outlook einladen |
Übersicht Sharepoint und OneDrive. Wo wird was abgelegt?
| DATEIABLAGE | SHAREPOINT | ONEDRIVE |
| Allgemein | – Zentrale Ablage – jedes Team hat Tab „Dateien“ – Zugriff je nach Mitarbeit für einzelne Teams/Bereiche – Berechtigungen werden zentral vergeben | – Persönliche Ablage: 1TB – selbst für Struktur/Speicherplatz etc verantwortlich – Bsp: Input von TL, Einkaufsliste BFD |
| Was landet hier: | Content, der für einen zugewiesenen Personenkreis zugänglich sein sollte Alles was dem ICF „gehört“ muss auf dem Sharepoint oder OneDrive liegen. Alles was mehr als du sehen muss, MUSS auf dem Sharepoint (Teams Dateiablage) liegen. | persönliche Dokumente für eigene Inhalte (nicht privates) |
| Struktur | – in Teams wurde unsere Organisationsstruktur 1:1 abgebildet – Jeder Bereich bekommt ein MS Team – Jedes Team bekommt einen Teams Kanal – Struktur wird analog zu unserer Bereichs-/Organisationsstruktur gepflegt | |
| Naming | Bennen die Datei immer sinnvoll mit einem Schlagwort damit sie einfach gefunden und zugeordnet werden kann. Bsp: – YYYY-MM-DD_Predigt_David_Frei_sein.docx – Wunschliste Technikanschaffungen.xlsx – Songtext_So_frei.txt | |
| Zugriffsberechtigungen | – prüfe genau, welche Pfade und Dateien Du freigibst – bei Freigabe über Zugriffslinks diesen bitte zeitlich befristen, ggf. ohne Bearbeitungsrechte – Links mit Freigabe für „Jeder“ sind standardmäßig auf 60 Tage eingestellt – Links sind standardmäßig auf Leserechte eingestellt (kann vom Linkersteller geändert werden) | – es können keine Dokumente an andere freigeben werden, wir arbeiten in der zentralen Ablage zusammen! |
| Dateiversand | intern: nur Links verschicken, keine Dateien extern: Datei versenden falls kein Zugriff auf unseren Sharepoint gegeben werden soll | nicht möglich |
| Nicht ablegen: | personenbezogene Daten wie Adresslisten gehören (auch aus Datenschutzrechtlichen Gründen) nur in Elvanto | private Dokumente (private Fotos, Videos…) |